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Legal notice
Publisher
Published on behalf of the Rector of RWTH Aachen University.
RWTH Aachen University
Templergraben 55
52062 Aachen (street address)
52056 Aachen (postal address)
Telephone: +49 241 80-1
E-Mail: impressum@rwth-aachen.de
RWTH Aachen University is a public-law corporation. It is legally represented by the Rector, Univ.-Prof. Dr. rer. nat. Dr. h.c. mult. Ulrich Rüdiger.
Supervisory authority
Ministry of Culture and Science of the State of North Rhine-Westphalia, Völklinger Street 49, 40221 Düsseldorf.
VAT identification number
According to § 27 a of the German VAT Act: DE 121689807
Content responsibility
Institute for Highway Engineering (ISAC)
Prof. Dr.-Ing. Alvaro Garcia-Hernandez
Mies-van-der-Rohe-Straße 1
52074 Aachen
Telephone: +49 241 80 25000
E-Mail: alvaro.garcia-hernandez@isac.rwth-aachen.de
Impressum
Herausgeberin
Herausgegeben im Auftrag des Rektors der Rheinisch-Westfälischen Technischen Hochschule (RWTH) Aachen.
Rheinisch-Westfälische Technische Hochschule (RWTH) Aachen
Templergraben 55
52062 Aachen (Hausanschrift)
52056 Aachen (Postanschrift)
Telefon: +49 241 80-1
E-Mail: impressum@rwth-aachen.de
Die Rheinisch-Westfälische Technische Hochschule (RWTH) Aachen ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts. Sie wird durch den Rektor, Univ.-Prof. Dr. rer. nat. Dr. h.c. mult. Ulrich Rüdiger, vertreten.
Zuständige Aufsichtsbehörde
Ministerium für Kultur und Wissenschaft des Landes Nordrhein Westfalen, Völklinger Straße 49, 40221 Düsseldorf.
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Gemäß § 27 a Umsatzsteuergesetz: DE 121689807
Inhaltliche Verantwortlichkeit
Institut für Straßenwesen (ISAC)
Prof. Dr.-Ing. Alvaro Garcia-Hernandez
Mies-van-der-Rohe-Straße 1
52074 Aachen
Telefon: +49 241 80 25000
E-Mail: alvaro.garcia-hernandez@isac.rwth-aachen.de
Information/data protection notices (in accordance with Art. 13 GDPR)
1. 1. Name and address of the controller
The controller within the meaning of the General Data Protection Regulation and other national data protection laws of the Member States and other data protection regulations is:
Rector of RWTH Aachen University
Templergraben 55
52062 Aachen (postal address)
52056 Aachen (postal address)
Telephone: +49 241 80 1
Fax: +49 241 80 92312
E-Mail: rektorat@rwth-aachen.de
Website: www.rwth-aachen.de/rektorat
For implementation:
RWTH Aachen University
Institute for Road Engineering Aachen (ISAC)
Head of the institution Prof. Alvaro Garcia-Hernandez
Mies-van-der-Rohe-Straße 1,
52074 Aachen, Germany,
Telephone: +49 241 80 23800,
E-Mail: info@isac.rwth-aachen.de,
Webseite: https://www.art2025.rwth-aachen.de
2. Name and address of the data protection officer
Availability of the officially appointed data protection officer:
Data Protection Unit at RWTH Aachen University:
Templergraben 83
52062 Aachen (postal address)
52056 Aachen (postal address)
Germany
Telephone: +49 241 80 94114
E-Mail: dsb@rwth-aachen.de
3. General information on data processing
a) Subject matter and purpose of personal data processing
The website "ART2025 Conference Website" serves the public relations work of the Institute for Road Engineering Aachen (ISAC) as well as the organisation and implementation of the international conference ART2025.
When registering for the conference, we process the personal data required for this purpose (e.g. name, address, email address, contact information). For the purpose of organising the event, we also record whether the participation fee has been paid.
During the conference, photos and, if necessary, video recordings will also be made. These are used for public relations work by the Institute for Road Engineering Aachen (ISAC) and may be published on the website of RWTH Aachen University, in print media and on the social media channels of the institute and the university.
b) Recipients of the data
In addition to the controller, the following parties have access to personal data in connection with the implementation and provision of the conference website:
ISAC GmbH, Pascalstraße 6, 52076 Aachen: Processing of payments and invoicing. ISAC GmbH manages the participation fees and finances the costs of the conference in advance. RWTH Aachen University does not receive any payment details (such as account numbers or credit card information), but only information about whether a payment has been received.
PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22–24 Boulevard Royal, 2449 Luxembourg): When using the PayPal service to pay the participation fee. Further information can be found in PayPal's privacy policy: https://www.paypal.com/de/webapps/mpp/ua/privacy-full
The recipients of photo and video recordings are also the public relations departments of the Institute and RWTH Aachen University, as well as any contracted service providers (e.g. printers or agencies).
c) Legal basis for the processing of personal data
The processing of personal data in connection with registration and participation in the conference is based on Art. 6 (1) (b) GDPR, as it is necessary for the performance of a contract with the data subject.
In addition, processing is carried out within the framework of the public relations work of RWTH Aachen University on the basis of Art. 6 (1) (e) GDPR in conjunction with § 3 DSG NRW in conjunction with §§ 3, 8 (6) HG NRW.
The production and publication of photo and video recordings during the conference is also carried out in order to perform these tasks of the university. Insofar as consent is required, the processing is based on Art. 6 (1) (a) GDPR.
d) Data deletion and storage period
The personal data collected in the context of registration and implementation of the conference will be deleted or blocked as soon as the purpose of storage no longer applies.
Registration data (e.g. name, contact details, participation information) will be deleted at the latest one year after the end of the event, unless there are legal retention obligations.
Payment and invoice data will be stored for up to ten years in accordance with commercial and tax law requirements (Section 257 HGB, Section 147 AO).
Photo and video recordings will be stored and published for public relations purposes for an indefinite period of time, unless consent is revoked or an objection is lodged.
Data will only be stored for longer if required by European or national legislation or if further storage is necessary for the fulfilment of a contractual relationship.
4. Provision of the website and creation of log files
a) Subject matter and purpose of the processing of personal data
Each time this website is accessed, an exchange of information between the user's terminal device and the hosting provider's servers is technically necessary in order to establish communication. Data relating to this process is temporarily processed and stored in a log file. The following data may be collected in particular:
Date and time of access
IP address of the user
Request details and destination address
Name of the file accessed
Amount of data transferred
Notification of whether the access was successful
Information about the browser type and version used
Information about the operating system of the user
Internet service provider of the user
Websites from which the user's system accesses our website
The log data is processed for the proper operation of the website (e.g. to detect and eliminate malfunctions or errors) and for technical security, in particular to protect against and defend against cyber attacks. The legal basis for this is Art. 6(1)(e) and Art. 32(1) GDPR.
b) Recipients of the data
This website is hosted by Wix.com Ltd., 40 Namal Tel Aviv St., Tel Aviv, Israel. The European Commission has issued an adequacy decision for Israel, meaning that personal data enjoys a level of protection comparable to that provided by European data protection law.
Technical support for the site is provided by BAHSO Trading (Company No. K2021148263), 225 Vredekloof Square, Brackenfell, Cape Town, Western Cape, 7560, South Africa.
c) Legal basis for the processing of personal data
The temporary storage of data for technical communication and log files is based on Art. 6 (1) (e), (3) GDPR in conjunction with § 3 (1) DSG NRW in conjunction with §3 HG NRW.
d) Data deletion and storage period
Normally, the data is deleted after a short period of time. Storage beyond this period is possible if necessary for security reasons. In this case, the IP addresses of the users are deleted or anonymised so that it is no longer possible to identify the client accessing the site.
5. Use of cookies
a) Subject matter and purpose of the processing of personal data
The RWTH Aachen University website uses cookies. Cookies are pieces of information that are managed by the internet browser, usually in a database. When a user visits a website, a cookie may be stored on the user's computer system. This cookie contains a characteristic string of characters that enables the browser to be uniquely identified when the website is visited again.
The purpose of using technically necessary cookies is to ensure the functionality of this website. The following data is stored and transmitted:
Session cookies, which store a unique session ID and are automatically deleted at the end of the session,
Security cookies, which are used for authentication and system security,
Load balancing cookies, which enable an even distribution of server load.
No cookies are used for marketing or tracking purposes.
b) Legal basis for the processing of personal data
The legal basis for the processing of personal data using cookies is Art. 6 (1) (e), (3) GDPR in conjunction with § 3 (1) DSG NRW in conjunction with § 3 HG NRW.
c) Data deletion and storage period
Cookies are deleted at the end of the session. The session is usually ended automatically by closing the browser.
6. Newsletter
a) Subject matter and purpose of the processing of personal data
When you subscribe to our newsletter, we process the data you provide (name, email address and any other voluntary information) exclusively for the purpose of sending the newsletter. Registration is carried out using a double opt-in procedure: after registering, you will receive an email with a confirmation link. Your registration will only become effective after you click on this link. This ensures that only you can register with your email address.
b) Recipients of the data
The newsletter distribution list is stored and technically managed via the platform of the hosting provider Wix.com Ltd.
c) Legal basis for the processing of personal data
The legal basis for processing is your consent in accordance with Art. 6(1)(a) GDPR.
d) Data deletion and storage period
Your data will be deleted as soon as you unsubscribe from the newsletter. You can unsubscribe at any time using the link provided in each newsletter.
7. Rights of the data subject
If personal data is processed by the data subject, he/she has the following rights vis-à-vis the controller.
In accordance with Article 15 et seq. of the GDPR, the data subject has the right to obtain from the controller information about the personal data concerned, as well as the right to rectification or erasure or restriction of processing, the right to object to processing and the right to data portability, under the conditions defined therein.
He/she also has the right to lodge a complaint with the competent data protection supervisory authority (https://www.ldi.nrw.de/kontakt),
in accordance with Article 77 GDPR if the data subject considers that the processing of personal data concerning him/her infringes this Regulation.
If the processing is based on the consent of the data subject (cf. Art. 6(1)(a), Art. 9(2)(a) GDPR), he/she also has the right to withdraw consent at any time without affecting the lawfulness of the processing carried out on the basis of the consent until withdrawal; this shall only have effect for the future.
In addition, the data subject has the right to object at any time, on grounds relating to his or her particular situation, to the processing of personal data, including the production and publication of photo and video recordings (Art. 21 GDPR).
To exercise the above rights, the data subject should send an email to
sekretariat@isac.rwth-aachen.de
Information/Datenschutzhinweise (gem. Art. 13 DS-GVO)
1. Name und Anschrift des Verantwortlichen
Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist der:
Rektor der RWTH Aachen University
Templergraben 55
52062 Aachen (Hausanschrift)
52056 Aachen (Postanschrift)
Telefon: +49 241 80 1
Telefax: +49 241 80 92312
E-Mail: rektorat@rwth-aachen.de
Website: www.rwth-aachen.de/rektorat
Für die Umsetzung:
RWTH Aachen University
Institut für Straßenwesen Aachen (ISAC)
Leitung der Einrichtung Univ.-Prof. Dr.-Ing. Alvaro Garcia-Hernandez
Mies-van-der-Rohe-Straße 1,
52074 Aachen, Deutschland,
Telefon: +49 241 80 23800,
E-Mail: info@isac.rwth-aachen.de,
Webseite: https://www.art2025.rwth-aachen.de
2. Name und Anschrift der Datenschutzbeauftragten
Erreichbarkeit der behördlich bestellten Datenschutzbeauftragten:
Stabsstelle Datenschutz der RWTH Aachen University:
Templergraben 83
52062 Aachen (Hausanschrift)
52056 Aachen (Postanschrift)
Deutschland
Telefon: +49 241 80 94114
E-Mail: dsb@rwth-aachen.de
3. Allgemeines zur Datenverarbeitung
a) Gegenstand und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten
Die Webseite „ART2025 Konferenzwebseite“ dient der Öffentlichkeitsarbeit des Instituts für Straßenwesen Aachen (ISAC) sowie der Organisation und Durchführung der internationalen Konferenz ART2025.
Im Rahmen der Anmeldung zur Konferenz verarbeiten wir die hierfür erforderlichen personenbezogenen Daten (z. B. Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Kontaktinformationen). Zur Organisation der Veranstaltung erfassen wir zudem, ob die Teilnahmegebühr beglichen wurde.
Während der Konferenz werden außerdem Fotos und ggf. Videoaufnahmen erstellt. Diese dienen der Öffentlichkeitsarbeit des Instituts für Straßenwesen Aachen (ISAC) und können auf der Website der RWTH Aachen University, in Printmedien sowie in den Social-Media-Kanälen des Instituts und der Hochschule veröffentlicht werden.
b) Empfänger der Daten
Neben dem Verantwortlichen erhalten folgende Stellen Zugriff auf personenbezogene Daten im Rahmen der Durchführung und Bereitstellung der Konferenzwebseite:
• ISAC GmbH, Pascalstraße 6, 52076 Aachen: Abwicklung der Zahlungen sowie Rechnungsstellung. Die ISAC GmbH verwaltet die Teilnahmegebühren und finanziert die Kosten der Konferenz vor. Die RWTH Aachen University erhält hierbei keine Zahlungsdetails (wie Kontonummern oder Kreditkarteninformationen), sondern ausschließlich die Information, ob eine Zahlung eingegangen ist.
• PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22–24 Boulevard Royal, 2449 Luxemburg): Bei Nutzung des Dienstes PayPal zur Begleichung der Teilnahmegebühr. Weitere Informationen finden sich in den Datenschutzhinweisen von PayPal: https://www.paypal.com/de/webapps/mpp/ua/privacy-full
Empfänger von Foto- und Videoaufnahmen sind zudem die für die Öffentlichkeitsarbeit verantwortlichen Stellen des Instituts und der RWTH Aachen University sowie ggf. beauftragte Dienstleister (z. B. Druckereien oder Agenturen).
c) Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten
Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Anmeldung und Teilnahme an der Konferenz erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, da sie zur Erfüllung eines Vertrags mit der betroffenen Person erforderlich ist.
Darüber hinaus erfolgt die Verarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit der RWTH Aachen University auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO i.V.m. § 3 DSG NRW in Verbindung mit §§ 3, 8 Abs. 6 HG NRW.
Die Anfertigung und Veröffentlichung von Foto- und Videoaufnahmen während der Konferenz erfolgt ebenfalls zur Wahrnehmung dieser Aufgaben der Hochschule. Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO.
d) Datenlöschung und Speicherdauer
Die im Rahmen der Anmeldung und Durchführung der Konferenz erhobenen personenbezogenen Daten werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt.
• Anmeldedaten (z. B. Name, Kontaktdaten, Teilnahmeinformationen) werden spätestens ein Jahr nach Abschluss der Veranstaltung gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
• Zahlungs- und Rechnungsdaten werden entsprechend den handels- und steuerrechtlichen Vorgaben bis zu zehn Jahre aufbewahrt (§ 257 HGB, § 147 AO).
• Foto- und Videoaufnahmen werden für Zwecke der Öffentlichkeitsarbeit zeitlich unbefristet gespeichert und veröffentlicht, soweit nicht eine Einwilligung widerrufen oder ein Widerspruch eingelegt wird.
Eine längere Speicherung erfolgt nur, soweit dies durch europäische oder nationale Rechtsvorschriften vorgeschrieben ist oder wenn eine weitere Speicherung zur Erfüllung eines Vertragsverhältnisses erforderlich ist.
4. Bereitstellung der Website und Erstellung von Logfiles
a) Gegenstand und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten
Bei jedem Aufruf dieser Webseite ist technisch ein Austausch von Informationen zwischen dem Endgerät der nutzenden Person und den Servern des Hostinganbieters erforderlich, um die Kommunikation herzustellen. Dabei werden Daten über diesen Vorgang vorübergehend in einer Protokolldatei (Logfile) verarbeitet und gespeichert. Im Einzelnen können folgende Daten anfallen:
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• IP-Adresse der nutzenden Person
• Anfragedetails und Zieladresse
• Name der abgerufenen Datei
• Übertragene Datenmenge
• Meldung, ob der Zugriff erfolgreich war
• Informationen über den verwendeten Browsertyp und die Browserversion
• Informationen über das Betriebssystem der nutzenden Person
• Internet-Service-Provider der nutzenden Person
• Websites, von denen das System der nutzenden Person auf unsere Webseite gelangt
Die Protokolldaten werden für den ordnungsgemäßen Betrieb der Webseite (z. B. zur Erkennung und Beseitigung von Störungen oder Fehlern) sowie zur technischen Sicherheit, insbesondere zum Schutz vor und zur Abwehr von Cyberangriffen, verarbeitet. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e), Art. 32 Abs. 1 DSGVO.
b) Empfänger der Daten
Diese Webseite wird bei dem Anbieter Wix.com Ltd., 40 Namal Tel Aviv St., Tel Aviv, Israel gehostet. Für Israel besteht ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, sodass personenbezogene Daten dort ein mit dem europäischen Datenschutzrecht vergleichbares Schutzniveau genießen.
Die technische Betreuung der Seite erfolgt durch BAHSO Trading (Company No. K2021148263), 225 Vredekloof Square, Brackenfell, Cape Town, Western Cape, 7560, Südafrika.
c) Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten
Die vorübergehende Speicherung der Daten zur technischen Kommunikation und der Protokolldateien erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e), Abs. 3 DS-GVO i.V.m. § 3 Abs. 1 DSG NRW i.V.m. §3 HG NRW.
d) Datenlöschung und Speicherdauer
Normalerweise werden die Daten nach kurzer Zeit gelöscht. Eine darüberhinausgehende Speicherung ist möglich, wenn dies aus Sicherheitsgründen erforderlich ist. In diesem Fall werden die IP-Adressen der nutzenden Personen gelöscht oder verfremdet, sodass eine Zuordnung des aufrufenden Clients nicht mehr möglich ist.
5. Verwendung von Cookies
a) Gegenstand und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten
Die Webseite der RWTH Aachen University verwendet Cookies. Bei Cookies handelt es sich um Informationen, die durch den Internetbrowser, in der Regel in einer Datenbank, verwaltet werden. Ruft eine nutzende Person eine Webseite auf, so kann ein Cookie auf dem Computersystem der nutzenden Person gespeichert werden. Dieser Cookie enthält eine charakteristische Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Webseite ermöglicht.
Der Zweck der Verwendung technisch notwendiger Cookies dient der Sicherstellung der Funktionalität dieser Webseite. Dabei werden folgende Daten gespeichert und übermittelt:
• Session-Cookies, die eine eindeutige Sitzungs-ID speichern und nach Ende der Sitzung automatisch gelöscht werden,
• Sicherheits-Cookies, die der Authentifizierung und Systemsicherheit dienen,
• Load-Balancing-Cookies, die eine gleichmäßige Serverlastverteilung ermöglichen.
Es werden keine Cookies zu Marketing- oder Trackingzwecken eingesetzt.
b) Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung von Cookies ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e), Abs. 3 DSGVO i.V.m. § 3 Abs. 1 DSG NRW i.V.m. § 3 HG NRW.
c) Datenlöschung und Speicherdauer
Die Cookies werden am Ende der Sitzung gelöscht. Die Sitzung wird in der Regel durch Schließen des Browsers automatisch beendet.
6. Newsletter
a) Gegenstand und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten
Wenn Sie sich für unseren Newsletter anmelden, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse sowie ggf. weitere freiwillige Angaben) ausschließlich zum Versand des Newsletters. Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-In-Verfahren: Nach der Registrierung erhalten Sie eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst nach Anklicken dieses Links wird Ihre Anmeldung wirksam. Dadurch wird sichergestellt, dass nur Sie selbst sich mit Ihrer E-Mail-Adresse anmelden können.
b) Empfänger der Daten
Die Newsletter-Verteilerliste wird über die Plattform des Hostinganbieters Wix.com Ltd. gespeichert und technisch verwaltet.
c) Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO.
d) Datenlöschung und Speicherdauer
Ihre Daten werden gelöscht, sobald Sie den Newsletter abbestellen. Ein Abbestellen ist jederzeit über den in jedem Newsletter enthaltenen Link möglich.
7. Rechte der betroffenen Person
Werden personenbezogene Daten von dem/der Betroffenen verarbeitet, stehen ihm/ihr folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu.
Der/die Betroffene hat gemäß Artikel 15 ff. DSGVO dem Verantwortlichen gegenüber unter den dort definierten Voraussetzungen das Recht auf Auskunft über die betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit.
Auch hat er/sie gemäß Artikel 77 DSGVO das Recht der Beschwerde bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde (https://www.ldi.nrw.de/kontakt), wenn der/die Betroffene der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der ihn/sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen diese Verordnung verstößt.
Wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung des/der Betroffenen beruht (vgl. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), hat er/sie ferner das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird; dieser entfaltet seine Wirkung erst für die Zukunft.
Darüber hinaus hat der/die Betroffene das Recht, aus Gründen, die sich aus seiner/ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten, einschließlich der Anfertigung und Veröffentlichung von Foto- und Videoaufnahmen, Widerspruch einzulegen (Art. 21 DSGVO).
Zur Ausübung der vorgenannten Rechte sendet der/die Betroffene eine E-Mail an sekretariat@isac.rwth-aachen.de